Il secondo contributo di Rachele Arena su Covid-19 e biblioteche. In questo articolo si analizzano le modalità di erogazione di attività e servizi.
La pandemia del Coronavirus impone in tempi rapidi una ri-organizzazione del lavoro da remoto con una priorità per i provvedimenti urgenti e non differibili finchè persiste l’emergenza. Ma come può essere gestita una biblioteca in lavoro agile? Facciamo l’esempio di una biblioteca accademica.
La risposta a questa domanda non è utile tanto ai bibliotecari (i quali ben conoscono come gestire i vari servizi e attività!) ma lo è soprattutto ai “non addetti ai lavori” oppure a chi non è bibliotecario ma lavora insieme a bibliotecari in una biblioteca o semplicemente a chi si trova ad occupare un ruolo dirigenziale sovraordinato a tutte le aree di lavoro. Distinguiamo tra servizi e attività che possono essere gestiti del tutto da remoto, quelli che vanno gestiti con una modalità mista (in parte in presenza e in parte da remoto) e infine quelli che necessitano di una gestione in presenza.
Servizi e attività gestiti con accesso da remoto
Una buona parte di servizi e attività possono essere gestiti del tutto da remoto:
ISCRIZIONE NUOVO UTENTE: si può gestire inserendo i dati dell’utente che richiede l’iscrizione alla biblioteca nella sezione “nuovo utente” del software di catalogazione in uso (es.: Sebina).
REFERENCE: Si possono utilizzare posta elettronica, tutorial specifici, apposite piattaforme digitali, sito web della biblioteca, social network, applicazioni che prevedano una messaggistica istantanea (in questo caso solo col consenso dell’utente).
BANCHE DATI: Il bibliotecario da remoto potrà attivare trial di banche dati, accedere alle banche dati attive, curare per le stesse la descrizione e il reference; potrà farlo facendo uso di posta elettronica, siti web, tutorial e piattaforme online.
PRESTITO INTERNO DI EBOOK E RISORSE DIGITALI: Per la prenotazione, la registrazione, la proroga e il rinnovo del prestito di risorse digitali si possono utilizzare il software di catalogazione in uso in Ateneo e/o piattaforme digitali specifiche delle case editrici.
MODULISTICA: Moduli, schede e tabelle di vario tipo possono essere creati da remoto (es.: file word, file excel, file pdf, file acrobat reader, file powerpoint, moduli google, ecc.).
INDAGINI DI MERCATO: Si utilizzano internet e la posta elettronica.
PREVENTIVI: Si utilizzano posta elettronica o piattaforme digitali specifiche messe a disposizione dalle case editrici.
PROTOCOLLAZIONE – FASCICOLAZIONE – ARCHIVIAZIONE DI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI: Si utilizzano software specifici e/o app (es.: Titulus, Dropbox).
QUESTIONARI: Si utilizzano piattaforme digitali specifiche per i questionari da sottoporre ad utenti, docenti, colleghi bibliotecari (es.: SurveyMonkey) e/o posta elettronica).
FORMAZIONE E INFORMATION LITERACY: E’ possibile usare file in powerpoint, tutorial, app, software e piattaforme digitali per la formazione e-learning (alcuni esempi sono: Zoom, Edmodo, Moodle, Microsoft Teams ma può essere utile anche Dropbox per archiviare cartelle e files, ecc.).
REGISTRAZIONE PRESENZE DEL PERSONALE: Esistono software o piattaforme digitali specifiche (es.: Start Web).
RIUNIONI DI LAVORO: Si possono utilizzare applicazioni di messaggistica istantanea gratuita e/o piattaforme digitali specifiche (es.: Zoom, Microsoft Teams).
Servizi e attività gestiti in modalità mista
Richiedono una gestione in modalità mista (in parte da remoto e in parte nella sede di lavoro ordinaria):
CONSULTAZIONE: Può essere gestita in presenza per il materiale cartaceo e a distanza per ebook, riviste digitali, audiolibri, banche dati e in generale altre risorse in open access. In entrambi i casi la consultazione del volume va tracciata usando la sezione specifica presente nel software di catalogazione in uso (es.: Sebina) e/o la piattaforma online in cui è inserita la risorsa digitale.
CATALOGAZIONE: Per la catalogazione di materiale bibliografico cartaceo è utile lavorare in presenza; per la catalogazione di risorse digitali invece è possibile la gestione da remoto. In entrambi i casi la catalogazione sarà effettuata utilizzando il software di catalogazione in uso in Ateneo (es. Sebina).
PRESTITO INTERNO DI MATERIALE BIBLIOGRAFICO CARTACEO: Occorre lavorare in presenza per consegnare il volume all’utente; a distanza sono però possibili la prenotazione, la registrazione, la proroga e il rinnovo del prestito utilizzando il software di catalogazione in uso e/o piattaforme digitali specifiche.
PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO TRA BIBLIOTECHE DELL’ATENEO O CON ALTRE BIBLIOTECHE NAZIONALI O INTERNAZIONALI. Il prestito di volumi cartacei va gestito in presenza rispettando i limiti posti dalla normativa vigente sul diritto d’autore, quello di risorse digitali può essere gestito da remoto in condizioni di reciprocità.
DOCUMENT DELIVERY: Per la gestione del document delivery si può usare NILDE. Per il materiale bibliografico cartaceo è necessario lavorare in presenza per fare scansioni da libri e riviste cartacei nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa vigente sul diritto d’autore.
DONAZIONI. Il volume cartaceo deve essere acquisito in presenza; il carico della donazione può essere effettuato da remoto (es. liste o tabelle in word o excel e successivo carico inventariale utilizzando il software in uso).
ORDINI-FATTURE-CARICO INVENTARIALE: Possono essere gestiti da remoto (con MEPA, EASY ecc.) ma talvolta sono necessarie stampe e scansioni in presenza. Dopo un ordine inoltre sono necessari controlli in presenza dei pacchi contenenti i volumi pervenuti per posta.
PERFORMANCE E VALUTAZIONI: Compilazione in presenza delle schede di valutazione con successiva firma di accettazione del personale; utilizzo della posta elettronica o del software di gestione del protocollo in uso in Ateneo per la trasmissione al Dirigente (es.: Titulus).
Servizi e attività gestiti in presenza
Infine esistono servizi per i quali non si può prescindere dalla presenza in sede:
FOTOCOPIATURA DI MATERIALE BIBLIOGRAFICO CARTACEO NEI LIMITI PREVISTI DALLA NORMATIVA VIGENTE SUL DIRITTO D’AUTORE: Si utilizza la macchina fotocopiatrice in presenza.
SCANSIONE E STAMPE: L’uso di stampanti e scanner del lavoratore non è contemplato nelle condizioni richieste ai fini della prestazione di lavoro agile e pertanto, ove occorra, va gestito in presenza nella sede ordinaria di lavoro.
Qualche considerazione
Scelta l’opzione del lavoro agile (o “smart working”) come prestazione lavorativa ordinaria fino alla fine della pandemia l’individuazione di attività indifferibili nel lavoro di un bibliotecario, da svolgere in presenza, non può prescindere dall’analisi fatta sopra. Si tenga conto che nella prestazione di lavoro agile gli strumenti informatici e le spese di connessione, manutenzione e gestione degli stessi dovrebbero essere a carico del datore di lavoro salvo accordi scritti (che tuttavia possono essere solo eccezionali, temporanei e motivati) i quali prevedano la disponibilità da parte dei lavoratori di utilizzare strumenti informatici “propri” (non “aziendali”) e la copertura delle spese collegate al loro uso. In quest’ultimo caso occorre comunque salvaguardare le pari opportunità lavorative di quei lavoratori che risultano sprovvisti di un pc, un tablet o uno smartphone “proprio” con la fornitura degli stessi da parte del datore di lavoro.
Rachele Arena
rache2017@libero.it
